“Jeg er målløs over, hvad medarbejdere ikke fortæller til deres leder”

Hos Ugebrevet Mandag Morgen har de interviewet mig omkring alt det, som jeg hører som erhvervscoach, men som medarbejderne ikke deler med deres ledelse. Du kan læse artiklen via linket her eller lige her nedenfor.

Der er stor forskel på, hvordan ledelsen tror, det går med medarbejderne, og hvordan det egentlig går. Det oplever erhvervscoach Anne Randbo Back næsten hver eneste gang, hun kommer på besøg i en virksomhed. Og det koster på effektivitet og trivsel ikke at tage de rigtige samtaler, advarer hun.

”Jeg møder medarbejdere, der fortæller, at de kaster op inden et kundemøde. Eller som har fået en opgave, de bruger fire gange så lang tid på, som de burde, fordi de er bange for at lave fejl. Eller som føler sig ensomme og inkompetente hver eneste dag på arbejde. Men problemet er, at ingen af dem kunne finde på at sige det til deres leder,” siger hun.

Det er blot et lille udpluk af de mange eksempler på mistrivsel på arbejdspladserne, hun møder i de virksomheder, hun arbejder for. Og i hendes øjne er det et kæmpe problem, at ledelserne ikke ved det, fordi talrige undersøgelser peger på, at mistrivslen på arbejdspladserne blot stiger.

Anne Randbo Back arbejder som erhvervscoach og ekstern HR-rådgiver og har typisk til opgave at lave ledersparring og -udvikling, trivselsanalyser eller bistå ved forandringsprocesser. I sine fem år som erhvervscoach og ledelseskonsulent har hun været i kontakt med en lang række virksomheder, og stort set hver eneste gang er det det samme billede, hun ser:

”Jeg spørger lederne, hvordan de synes, det går med teamet, og de siger, at de synes, det går superfint. Men når jeg så taler med medarbejderne, så er der måske tre, der er ved at sige op, én føler sig ikke kompetent til at lave det, han laver, og er ved at gå ned med stress – og andre dødkeder sig og går og brokker sig,” siger Anne Randbo Back.

Hun er med egne ord “målløs” over, hvor meget hun har fået at vide, som ingen turde sige til ledelsen.

Folk vender det rigtig tit indad. De tænker, at det er, fordi de er for dumme, langsomme eller ikke er opgaven voksen. Så de skammer sig over ikke at kunne levere varen.

Og det er ikke alene et problem i et trivselsperspektiv. For medarbejdere, der mistrives og bruger deres evner forkert, er måske kun ”35 procent effektive 60 procent af tiden”, forklarer hun – og det koster altså på bundlinjen.

Ingen vil save grenen over

Ingen af de problemer, som Anne Randbo Back møder hos medarbejderne, er hverken meget unikke eller helt uløselige. Ligesom der findes meget få ledere, som ikke ønsker at løse den slags problemer.

Problemet er bare, at det ofte ikke sker, fordi lederen ikke kender til problemerne. Derfor bliver de ofte ikke adresseret, før det er for sent. Når medarbejderen siger op, går ned med stress eller har brugt to år på at sprede negativ stemning og dermed har nedbrudt ånden i resten af teamet.

Og så er der hele effektivitetsperspektivet. For det siger sig selv, at medarbejdere, som ikke trives, heller ikke performer optimalt. Det har undersøgelser vist igen og igen.

Men hvordan i alverden kan det være, at der er så stor en modstand mod at tale med sin leder om de her ting, når det fylder så meget?

”Det handler typisk om to ting: Det første er, at man ikke vil save den gren over, man sidder på. Folk er bange for, at hvis de siger noget, så bliver de fyret, eller de bliver frataget opgaver, de gerne vil have. Det andet handler om, at folk rigtig tit vender det indad. De tænker, at det er, fordi de er for dumme, langsomme eller ikke er opgaven voksen. Så de skammer sig over ikke at kunne levere varen, og så vil de hellere underperforme og få stress end at indrømme, at de har brug for hjælp,” siger Anne Randbo Back.

Hun understreger, at det sjældent handler om, at medarbejderne peger fingre ad chefen – de peger mere fingre ad sig selv. Til gengæld ønsker de sig ofte mere tydelig ledelse, mere anerkendende ledelse og ikke mindst mere opsøgende ledelse.

Men hvad er det så, de efterspørger hos lederen for at blive mere trygge ved at fortælle, hvad der foregår?

”De ville faktisk bare ønske, at chefen spurgte mere ind. Jeg kan jo godt som HR-konsulent guide lederne en vis del af vejen, men jeg kan jo ikke afsløre, hvilke medarbejdere der har sagt hvad, for jeg har tavshedspligt. Så derfor er det til syvende og sidst leder og medarbejdere, som selv skal have fisken på disken.”

Den svære samtale behøver ikke være så svær

Men dét kan til gengæld være en svær opgave. Især hvis man som leder måske er usikker på, hvordan man tager samtalen, hvor man kommer lidt dybere ind end bare en status på opgaver og et overordnet ”Nå, men ellers går det fint eller hvad?” Det kan føles både akavet og ubekvemt at spørge mere ind, men ikke desto mindre er der meget at hente i at gøre det, mener Anne Randbo Back.

Man kan sagtens lære at stille spørgsmål, der åbner for at finde ud af, om medarbejderne er demotiverede, mistrives eller er et dårligt match til opgaver, uden at det kommer til at handle om følelser.

”Jeg er for eksempel ude i mange ejerledede virksomheder, hvor ledelserne ofte er meget passionerede ildsjæle og fagligt dygtige. De har måske bare ikke altid den nødvendige interesse eller flair for mennesker, stemninger og kommunikation. Så for dem kan det være rigtig svært at få en fornemmelse for, hvad der rører sig på gulvet,” siger hun.

Men hvad gør man som leder, hvis man ikke er komfortabel med de her mere personlige samtaler med medarbejderne?

”Man kan sagtens lære at stille spørgsmål, der åbner for at finde ud af, om medarbejderne er demotiverede, mistrives eller er et dårligt match til opgaver, uden at det kommer til at handle om følelser. Det vigtige er at gøre det på en nysgerrig og for medarbejderen tryg måde,” forklarer Anne Randbo Back og uddyber:

”Man behøver ikke spørge: ’Hvordan går du og har det?’ Man kan måske i stedet spørge ind til, om medarbejderen har det godt med de opgaver, vedkommende har. Måske spørge, om medarbejderen mangler noget eller har brug for hjælp til noget. Om de oplever, at der er nogle opgaver, de har det bedre med end andre, hvor de får energi og den slags,” siger hun.

En god idé kan også være at rådføre sig med virksomhedens HR-ansvarlige eller andre i organisationen, som har en viden om, hvad der kunne være af problematikker blandt medarbejderne.

”Men jeg har jo forsøgt”

På samme måde opfordrer Anne Randbo Back medarbejdere, der ikke trives, til at finde modet til at gå til deres leder. Ofte oplever hun, at medarbejderne har en følelse af, at de har forsøgt. Men så handler det måske om, at de ikke har sagt det tydeligt nok, forklarer hun.

Kan du komme med et eksempel på, hvordan man kan kommunikere tydeligt, hvis man synes, man sidder med en opgave, man ikke kan løse, eller har brug for andre rammer?

”I stedet for at sige, at du synes, der er lidt mange opgaver, eller at nogle af dem er svære, så øv dig i at blive helt konkret: ’Jeg har brug for, at du giver den opgave for Rambøll til Louise. For jeg kan ikke løse den lige nu.’ Ingen er tankelæsere – heller ikke ledere,” understreger hun.

På samme måde skal man ikke skamme sig over at stille krav eller fokusere på de behov, man har – for jo bedre man trives, jo bedre leverer man. Og det er faktisk en gave til enhver leder.

”Tænk nu, hvis du i stedet for at sige, at du synes, det er svært, kunne sige: ’Jeg er superdedikeret og ambitiøs, og jeg vil så gerne gøre mit job godt. Og jeg tror, at med to hjemmearbejdsdage og flere af den her type opgaver, så ville du få meget mere ud af mig. Så ville jeg være 100 procent flyvende. Hvad siger du til, at vi prøver det?’” foreslår Anne Randbo Back.

Så er det ikke sikkert, at du får det, præcis som du vil have det, men chancen for, at du får det bedre, er i hvert fald markant større.

”Og hvis du alligevel er utilfreds i en grad, hvor du er ved at søge et andet job eller gå ned med stress, så er det da bedre for både din leder og for dig selv, hvis I nåede frem til, at du faktisk kan få dit drømmejob, præcis dér hvor du er.”

7 ting, medarbejderne typisk ikke siger

• At de ikke føler sig rustede til at varetage deres opgaver
• At de er i tvivl om, hvad der forventes af dem
• At de ikke føler, de leverer varen
• At de ikke orker alt det, der ligger på deres bord
• At de bruger store mængder energi på at bekymre sig
• At de føler sig alene
• At de ikke tør sige fra

Og konsekvenserne kan være…

• At de bruger unødigt lang tid på opgaverne
• At de bruger mental energi på at gætte sig til, hvornår en opgave er godt nok løst
• At de underperformer
• At de snakker med kollegerne om alt det, der ikke fungerer
• At de tager mange pauser, fordi de er overvældede mentalt
• At de tager sygedage
• At de bruger tid og energi på at søge væk
• At de siger op

Det kan lederen gøre for at spotte mistrivsel

• Hold flere 1:1-samtaler. Det er afgørende at huske, at 1:1 er medarbejderens tid – ikke en anledning for dig som leder til lige at vende salgstallene. Så lav en spørgeramme, som lægger op til, at du reelt gerne vil vide, hvordan det går, og spørg ind til, hvordan du kan støtte bedst muligt.
• Lyt til dem, der ved, hvad der rører sig. Et godt bud er HR-chefen, men der kan også være medarbejdere i organisationen, som har en god fornemmelse af, hvad der rører sig, som kan give dig et fingerpeg. Men respektér, at personen også fortsat skal kunne have sine kollegaers tillid.
• Brug konteksten til at lette samtalen. Hvis det føles akavet at sidde over for hinanden i et mødelokale, så gør noget, der bløder situationen op for jer begge. Gå en tur i stedet, hvor I ikke behøver at kigge på hinanden. Tag samtalen på telefonen eller på en café. Gør det, du mener skaber den bedst mulige ramme for en tryg samtale.
• Ledelse er også det, du signalerer – få selvindsigt. Få rådgivning omkring, hvordan du kan sende nogle mere bevidste signaler, som bidrager til den kultur, du ønsker. Det kan handle om alt fra dine værdier, til hvilken adfærd du belønner, din retorik mm.
• Gør op med idéen om, at du ved alt. Det er okay ikke at vide alt. Lær at stille HV-spørgsmål – og husk at snakke med medarbejderne. Og det er ikke nok bare at vandre ned igennem fælleskontoret og sige: ”Hva’ så, kører det, Christina?” For det er nok ikke der blandt alle kollegerne, at Christina giver dig et ærligt svar.
• Få eventuelt ekstern hjælp. Uanset hvor god en relation man som leder har til sine medarbejdere, så er der bare udfordringer, som man ikke vil kunne hjælpe dem med. Her kan en coach afdække, hvad der faktisk er på spil, og sikre, at medarbejderen får det løst.